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Gespeicherte Daten automatisch löschen

Dieses Feature ist Teil der Visforms Subscription und in der freien Visforms Version nicht enthalten. Dieses Feature wurde der Subscirption mit der Version 3.2.2 hinzugefügt.

Visforms erlaubt es Ihnen die Eingaben, die der Benutzer im Formular gemacht hat, zu speichern. Die Visforms Subscription fügt Ihrer Visforms Installation zwei Plugins hinzu, die es Ihnen in ihrer Zusammenarbeit ermöglichen, diese gespeicherte Benutzereingaben nach einer selbst festgelegten Zeitspanne automatisch wieder zu löschen. Sie haben folgende Einstellungsmöglichkeiten im Hinblick auf dieses automatische Löschen von Daten:

  • Alle Einstellungen werden für jedes Formular individuell vorgenommen.
  • Datensätze automatisch löschen, die älter als eine von Ihnen festgesetzte Anzahl von Tagen sind.
  • Es wird maximal ein Löschlauf pro Tag ausgeführt.
  • Sie können festlegen, dass nur Datensätze gelöscht werden, die den Status "versteckt" (nicht veröffentlicht) haben.
  • Sie können festlegen, ob Dateien, die der Benutzer mit dem Datensatz übermittelt hat, automatisch ebenfalls gelöscht werden
  • Sie können festlegen, ob zu dem Lösch-Vorgang eine Log geschrieben werden soll

Optionen des automatischen Löschen

Daten automatisch löschen

Alle Einstellungen werden für jedes Formular individuell vorgenommen

Dies ermöglicht es Ihnen, z.B. für ein Formular das automatische Löschen abgelaufener Datensätze anzustellen, während gespeicherte Daten eines anderen Formulars nicht angefasst werden.

Der Zeitplan

Mit der Option "Zeitspanne (Tage)" legen Sie eine Anzahl von Tagen fest zu der die gespeicherten Datensätze "ablaufen". Abgelaufene Datensätze werden dann automatisch beim nächsten Löschlauf gelöscht. Sollen die Daten für ein ausgewähltes Formular nicht automatisch gelöscht werden, dann setzen Sie diese Option auf den Wert 0.

Nur Datensätze löschen, die den Status "versteckt" (nicht veröffentlicht) haben

Das Feature "gespeicherte Daten automatisch löschen" löscht wirklich alle abgelaufenen Datensätze automatisch. Ohne Rückfrage. Ohne Backup. Das ist ja der Sinn des Feature. Haben Sie eine Anfrage bis zu diesem Zeitpunkt noch nicht (fertig) bearbeitet, dann sind die Daten trotzdem gelöscht.

Sie können die Option "Nur nicht veröffentlichte" Datensätze löschen verwenden, um bestimmt Datensätze, die Sie noch nicht fertig bearabeitet haben, vom Löschen auszuschließen, indem Sie nicht fertig bearbeitete Datensätze auf "veröffentlicht" setzen und die Option "Nur nicht veröffentlichte" auf "ja" stelllen (das ist die Defaulteinstellung dieser Option).

Visforms bietet Ihnen auch die Möglichkeit, alle übermittelten Datensätze per Default auf "veröffentlicht" zu stellen. Ist ein Datensatz abschließend bearbeitet, können Sie in auf "versteckt" setzen und er wird dann durch den automatischen Löschvorgang gemäß dem gesetzten Zeitplan berücksichtigt.

Dateien, die der Benutzer mit dem Datensatz übermittelt hat, ebenfalls automatisch löschen

Falls Sie in Ihrem Formular Felder vom Typ "File Upload" haben, können Sie mit Hilfe dieser Option Dateien, die der Benutzer mit dem Datensatz übermittelt hat, ebenfalls automatisch löschen.

Zum Lösch-Vorgang eine Log schreiben

Wenn Sie diese Option aktivieren, dann legt Visforms eine Log-Datei an, in der alle Lösch-Vorgänge gelogt werden. Für jedes Formular, für das die Option aktiviert ist, wird eine eigene Log-Datei geschrieben. Die Log-Datei mit dem Namen "form_ID.php" (wobei im Dateinamen statt dem Wort ID die (Zahl) der Formular-Id steht, also z.B. form_1.php), liegt um Unterverzeichnis "visforms-datalogs", das unter dem Log-Verzeichnis angelegt wird, das Sie in der Joomla! Konfiguration Ihrer Webseite festgelegt haben (Default ist administrator/logs). Es wird der Zeitpunkt, die Aktion (Datensatz löschen/Datei löschen) und die Datensatz-Id/der Dateiname für gelöschte Datensätze/Dateien notiert.

Automatische Löschen gespeicherter Daten aktivieren

Wenn Sie dieses Feature nutzen wollen müssen Sie sowohl das Visforms Plugin "Auto Delete Data" als auch das System Plugin "Delete Visforms Data" im Plugin Manager aktivieren. Aktivieren Sie zuerst das Visforms Plugin "Auto Delete Data". Anschließend wird Ihnen in der Adminstration von Visforms in der Formularkonfiguration ein zusätzlicher Reiter "Daten automatisch löschen" angezeigt. Nehmen Sie für jedes Formular, dessen gespeicherte Daten Sie nach Zeitplan automatisch löschen wollen, hier die gewünschten Einstellungen vor. Aktivieren Sie anschließend das System Plugin "Delete Visforms Data". Es wird nun automatisch sofort der erste Löschlauf ausgeführt und erstmalig der Löschlauftimer gesetzt. Dieser Timer wird automatisch auf 0 Uhr des Folgetags gesetzt. Alle weiteren Löschläufe finden dann täglich kurz nach 0 Uhr statt, denn nachdem ein Löschlauf stattgefunden hat setzt Visforms dann automatisch den Timer für den nächsten Löschlauf auf 0 Uhr des Folgetags. Das Löschen findet also immer zu einer Zeit statt, zu der Ihre Webseite vermutlich nicht so stark frequentiert wird.

Das sollten Sie beachten

Das Feature "gespeicherte Daten automatisch löschen" löscht wirklich alle abgelaufenen Datensätze automatisch. Ohne Rückfrage. Ohne Backup. Das ist ja der Sinn des Feature. Bitte überlegen Sie sich also gut, wie Sie den Mechanismus konfigurieren!

Obwohl wir uns bemüht haben den Prozess des automatischen Löschen so gut wie möglich zu optimieren, kann dieser bei vielen Formularen und vielen Datensätzen doch relativ rechenzeitintensiv sein, da ja ein mal täglich geprüft werden muss, ob Daten gelöscht werden müssen. Diese Prüfung läuft auch ab, wenn Sie in allen Formularen die Optionen so eingestellt haben, dass gar keine Datensätze gelöscht werden sollen (z.B. Zeitspanne = 0). In diesem Fall sollten Sie das System Plugin "Delete Visforms Data" im Plugin-Manager deaktivieren um Ressourcen zu schonen.

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