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Formulardaten als CSV-Datei anhängen

Dieses Feature ist Teil der Visforms Subscription und in der freien Visforms Version nicht enthalten..

Für ein besseres Verständnis empfehlen wir die Dokumentation vollständig durchzulesen und mit dem Abschnitt Einleitung zu beginnen. Zusammenhänge, die in früheren Abschnitten der Dokumentation erklärt wurden, werden hier nicht wiederholt.

Ergebnis speichern muss aktiviert sein

Neben beliebigen Dateianhängen und PDF's der Mail bietet das Plugin Ihnen auch die Möglichkeit die übermittelten Formulardaten in eine CSV Datei zu exportieren und diese Datei mit der Ergebnismail zu verschicken. Um dieses Feature verwenden zu können muss in der Formularkonfiguration unter dem Reiter "Ergebnis" die Option "Ergebnis speichern" aktiviert sein. Ansonsten werden die Daten nicht gespeichert und können dementsprechend auch nicht exportiert werden.

Bitte verwechseln Sie dieses Feature nicht mit dem Datenexport, den Sie in der Adminstration in der Datenansicht vornehmen können und der eine CSV-Datei auf Ihrem lokalen Rechner speichert. Beim Datenexport durch das Plugin "E-Mail Anhänge" wird beim Abschicken des Formulars temporär eine CSV-Datei auf dem Server erstellt und wieder gelöscht, wenn die Mails verschickt sind.

Safety first

Bitte beachten Sie bei der Konfiguration des CSV-Anhangsoptionen, dass übermittelte Formulardaten sensible Benutzerdaten sein können. Bitte stellen Sie sicher, dass exportierte Daten nur Personen zugemailt werden, die diese auch sehen dürfen. Um die Handhabung der gespeicherten Daten so sicher wie möglich zu gestalten haben wir das Plugin so entwickelt, dass die CSV-Anhangsoptionen in der Administration nur für Superadministratoren sichtbar sind und nur von Superadministratoren verändert werden können.

Der Schutz der übermittelten Formulardaten vor unbeabsichtigter Veröffentlichung ist auch der Grund dafür, dass es nicht möglich ist die CSV-Datei an die Benutzermail anzuhängen.

CSV Anhangsoptionen

Das Plugin bietet Ihnen einerseits die Option, die Erstellung eines CSV-Anhangs an- oder abzustellen. Weiterhin gibt es eine ganze Reihe von Optionen um flexibel zu steuern, wie die CSC-Datei konkret aussehen soll. Wenn Sie bereits die Datenexportfunktion von Visforms aus der Administration heraus genutzt haben und hierfür Einstellungen in der Konfiguration unter dem Reiter "Erweitert" vorgenommen haben, werden Sie sehen, dass diese den Optionen für die CSV-Anhangsoptionen sehr ähnlich sind. Sie haben also für jede Art von Datgenexport ein eigenes Set von Optionen. Das Plugin verwendet nur die Optionen, die Sie unter dem Reiter "E-Mail Anhänge" einstellen.

CSV Anhang Optionen

Bei ungünstiger Konbination von Optionen wird keine CSV-Datei erstellt und kein Anhang verschickt

Bitte beachten Sie, dass eine ungünstige Kombination von Export-Optionen dazu führen kann, dass keine Daten exportiert werden. Da das Plugin die CSV-Datei nur erzeugt, wenn diese nicht leer ist, wird in diesem Fall auch keine CSV-Datei erstellt. Es gibt also keinen Anhang in der Mail.

Dies ist bespielsweise der Fall, wenn Sie in der Formularkonifguration unter dem Reiter "Datenanzeige im Frontend" die Option "Daten automatisch veröffentlichen" auf nein gesetzt und gleichzeitig bei den CSV-Anhangsoptionen die beiden Optionen "Nur veröffentlichte Datensätze" und "Nur diesen Datensatz" auf "ja" stellen.

Nur der aktuelle Datensatz oder alle?

Prinzipiell sind die Konfigurationsmöglichkeiten so gedacht, dass Sie entweder alle bereits übermittelten Daten, incl. der aktuellen Übermittlung exportieren können. Die CSV-Datei wird also bei jeder Formularübertragung ein bisschen länger und Sie erhalten automatisch immer eine vollständige Liste.

Oder Sie können nur den aktuell übermittelten Datensatz exportieren. Eine Übersicht über alle Übermittlungen ergibt sich dann aus der Summe aller CSV-Dateien, die mit allen Ergebnismail zu dem jeweiligen Formular verschickt wurden. Solche ein-Datensatz-CSV's könnten beispielsweise für die automatisierte Weiterverarbeitung genutzt werden. Dies wird weiterhin dadurch unterstützt, dass es auch möglich ist eine erste Zeile, die die Feldnamen enthält (Spaltenköpfe) an- oder abzuschalten ( Kopfzeile exportieren) .

Metainformationen zu den Datensätzen

Weiterhin gibt es eine ganze Reihe von Optionen die dazu dienen, dass Sie Metainformationen, die zu jedem Datensatz automatisch von Visforms gespeichert werden, individuell im Export ein- oder ausschließen können.

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