Übermittelte Formulardaten speichern und verwenden
Sie können individuell für jedes Formular festlegen, ob die übermittelten Daten in der Datenbank gespeichert werden sollen oder nicht. Gespeicherte Daten können sowohl in eine Datei im CSV Format, das z.B. in Excel eingelesen werden kann, exportiert werden als auch mit Hilfe des Menüeintragstyps "Visforms -> Formulardaten" im Frontend angezeigt werden. Diese Prozesse können sehr individuell gesteuert werden, z.B. dahingehend, ob Datensätze im Frontend automatisch veröffentlich werden oder erst, nachdem sie durch Sie freigegeben wurden und welche Felder veröffentlicht/exportiert werden und welche nicht.
"Daten Speichern" aktivieren
Setzen Sie in der Formularkonfiguration auf dem Tab "Ergebnis" die Option "Ergebnis speichern" auf "ja". Wird diese Option in einem Formular erstmalig auf "ja" gesetzt und die Einstellungen des Formulars gespeichert, so legt Visforms automatisch eine neue Datenbanktabelle an, in der übermittelte Daten zu diesem Formular gespeichert werden. Neben den übermittelten Daten erhält jeder Datensatz eine eindeutige ID und es wird die IP des Nutzers, der Zeitpunkt der Datenübermittlung, und, bei angemeldeten Benutzern, die User-Id des Benutzers gespeichert.
Gespeicherte Daten im Backend ansehen
Nachdem Sie die Option "Daten speichern" aktiviert haben, sehen Sie in der Formulare Übersicht in der Spalte Daten einen Link Daten anzeigen, der zur Übersicht der gespeicherten Daten führt.
Gespeicherte Daten im Backend bearbeiten
Die große Flexibilität, die es ermöglicht unterschiedlichste Formulare zu erstellen, hat dazu geführt, dass Visforms häufig dazu verwendet wird Formulare zu erstellen, die ganze Joomla! Komponenten ersetzen sollen. Statt einer komplexen Veranstaltungskomponente wird Visforms verwendet, weil man eigentlich nur eine kleine Veranstaltung hat und deren Anmeldung managen will. Statt einer umfangreichen Shop-Komponente wird Visforms verwendet, wenn man eigentlich nur ein oder zwei Produkte verkaufen will und die Abwicklung dann von Hand vornimmt. Es gibt sicher viele solcher Beispiele.
In dem Maße, in dem der Einsatzbereich von Visforms erweitert wurde, ist auch die Nachfrage nach der Möglichkeit, übermittelte Daten nachträglich editieren zu können, gestiegen.
Für uns als Entwickler ist dies eine Gradwanderung. Einerseits ist der Wunsch, z.B. Schreibfehler in einer Anmeldung korrigieren zu können, sehr verständlich und der viel größere Einsatzbereich für Visforms ist toll.
Es gibt aber einen großen Unterschied zwischen einer ausgewiesenen Komponente für ein bestimmtes Thema und einer "selbstgeschriebenen Applikation", die mit Visforms erstellt wurde. Eine ausgewiesene Komponenten für ein bestimmtes Thema hat in der Regel eine festgelegt Struktur, festgelegte Formulare für die Benutzereingaben und genau eine Businesslogik.
Mit Visforms dagegen, können Sie alles mit jedem kombinieren und die Formulardefinition sogar noch ändern nachdem bereits Benutzerdaten übermittelt wurden (und dies ist für manche Anwendungsbereiche von Visforms ein vollkommen sinnvoller Usecase). Während eine ausgewiesene Komponente für ein bestimmtes Thema prinzipiell in der Lage ist die Validität übertragener Benutzerdaten zu sichern (auf Kosten der Flexibilität) ist dies bei Visforms strukturell nicht möglich.
Deshalb hier eine ganz große Warnung. Wenn Sie Visforms im Sinne einer eigenen Applikation für Ihre Fragestellung verwenden, übermittelte Benutereingaben speichern, anzeigen und editieren wollen, dann müssen Sie sicherstellen, dass Sie keine Änderungen an Ihren Formularen vornehmen, die zu inkonsistenten Daten führen können. Visforms wird Sie nicht daran hindern die Formulardefinition zu ändern auch wenn für das Formular bereits Daten übermittelt wurden und auch wenn dies dazu führt, dass die übermittelten Daten dann nicht mehr valide sind und es zu Problemen bei der Anzeige und beim Editieren kommt!!!
Eine Reihe von solch schädlichen Änderungen wären z.B.:
- Feldtyp ändern
- Feld auf Pflichtfeld umstellen
- Feldvalidierung verschärften (z.B. Mindestlänge oder Maximalelänge hinzufügen)
- Option Mehrfachselektion entfernen
- Optionswerte für ein Feld vom Typ Listbox, Radio oder Checkbox Gruppe ändern
- u.v.m.
Sie können gespeicherte Daten im Backend zu bearbeiten, indem Sie in der Datentabelle auf die Id des Datensatzes klicken oder indem Sie in die Checkbox hinter der Datensatz-Id klicken und dann auf den "Bearbeiten" Button in der Menüleiste. Anschließend öffnet sich die "Daten bearbeiten Sicht" und Sie können dort alle Benutzereingaben editieren.
Listboxen, Checkbox Gruppen, Radio Buttons und Checkboxen werden in der Daten Editieren Ansicht in der Administration entsprechend ihrem Feldtyp dargestellt. Für Felder vom Type Upload ist es möglich hochgeladene Dateien zu entfernen und eine neue Datei hochzuladen.
Visforms legt automatisch eine Sicherungskopie des Datensatzes an, der die Original Benutzereingaben enthält, sobald Sie gespeicherte Benutzereingaben erstmalig ändern und diese Änderung erstmalig speichern. Von allen hochgeladenen Dateien wird ebenfalls eine Sicherungskopie im Verzeichnis images/visforms_save angelegt. Durch Verwendung des "Auf Original Zurücksetzen" Buttons in der Menüleiste der Daten bearbeiten Sicht, können Sie jeden Datensatz individuell auf die ursprünglichen Benutzereingaben zurücksetzen. (Gesicherte hochgeladene Dateien werden ebenfalls korrekt zurückgespielt.) Auch in der Datentabelle können Datensätze auf die ursprünglichen Benutzereingaben zurückgesetzt weden. Markieren Sie die Datensätze, die Sie zurücksetzen wollen durch klick in die Checkbox und betätigen Sie anschließend den "Auf Original zurücksetzen" Button in der Menüleiste.
Wer gespeicherte Benutzereingaben ändern darf, kann mit Hilfe des Joomla! ACL gesteuert werden. Klicken Sie in der Formulartabelle oben rechts auf den "Optionen"-Button, um die entsprechenden ACL Einstellungen bei Bedarf anzupassen.
Bitte beachten Sie, dass Visforms Änderungen an den Daten, die Sie in der Administration vornehmen, nicht validiert, da es davon ausgeht, dass nur Administratoren in der Administration Daten korrigieren und dass diese Benutzergruppe weiß, wie valide Daten aussehen müssen. Wir empfehlen zum Bearbeiten von Daten das Subscription Feature Daten im Frontend editeren zu verwenden. Hier werden übermittelte Daten nicht nur in der normalen Formularansicht angezeigt, sondern es werden auch alle Validierungen vorgenommen und Sie können Formularfeature wie das Senden von Mail nutzen.
Übermittelte Daten im Frontend anzeigen
Visforms bietet Ihnen out of the box die Möglichkeit gespeicherte Formulardaten mit Hilfe eines Menüeintrags vom Type "Visforms -> Formulardaten" im Frontend anzuzeigen. Hierbei wird immer eine Liste aller veröffentlichten Datensätzen eines einzelnen Formulars (das Sie in der Menükonfiguration auswählen) angezeigt.
Weitergehende Möglichkeiten die Datensanzeige im Frontend hinsichtlich der Datensatzauswahl zu steuern (z.B. die Option nur eigenen Datensätze anzuzeigen), sowie die Möglichkeit ausgewählte Datensätze in einem Beitrag oder einem Modul anzuzeigen und die Möglichkeit Daten im Frontend zu bearbeiten, erhalten Sie mit der kostenpflichtigen Visforms Subscription. Der Beitrag Formulardaten im Frontend anzeigen, gibt einen allgemeinen Überblick über alle Möglichkeiten der Datenanzeige im Frontend, der freien Visforms Komponente und der Visforms Subscription.
Es gibt Formular, Feld und Menü Optionen zur Konfiguration der Datenanzeige im Frontend. Um eine unbeabsichtigte Enthüllung übermittelter Daten zu vermeiden, kommt Visforms mit restriktiven Default-Einstellungen. Sie müssen die Datenanzeige im Frontend explizit "anschalten" damit Daten im Frontend sichtbar werden.
Konfiguration der Datenanzeige im Frontend - Formular Optionen
Diese Einstellungen werden in der Formularkonfiguration im Tab "Datenanzeige im Frontend" festgelegt. Sie können
- festlegen, ob die Datenanzeige im Frontend für das Formular angeschaltet ist
- festlegen, dass nur eigene Datensätze des angemeldeten Benutzer angezeigt werden. Dieses Feature erfordert eine Visforms Subscription
- festlegen, ob übermittelte Daten automatisch veröffentlicht werden, oder erst nach Freigabe durch Sie (Daten automatisch veröffentlichen)
- festlegen, ob das IP-Feld der Datentabelle mit angezeigt werden soll (IP Adresse anzeigen)
- festlegen, ob das Id-Feld der Datentabelle mit angezeigt werden soll (Id anzeigen)
- festlegen, ob gezeigt wird, ob der Datensatz verändert wurde (Modifiziert anzeigen).
- festlegen, ob gezeigt wird, wann der Datensatz zuletzt geändert wurde wurde (Geändert am anzeigen).
- festlegen, ob das Änderungsdatum nur als Tag oder als Datum mit Uhrzeit angezeigt werden soll (Geändert am mit Uhrzeit).
- festlegen, ob gezeigt wird, wann der Datensatz übermittelt wurde wurde (Datum anzeigen).
- festlegen, ob das Übermittlungsdatum nur als Tag oder als Datum mit Uhrzeit angezeigt werden soll (Datum mit Uhrzeit).
- festlegen, ob in der Datenübersichtsanzeige im Frontend in jedem Datensatz ein Link eingefügt werden soll, mit dem die Details des Datensatzes angesehen werden können (Daten Details anzeigen). Zum Sinn und zur Verwendung dieser Option siehe unten.
- ein Icon aus einer kleinen Auswahl auswählen, das für die Anzeige des Links auf die Detailansicht verwendet wird, wenn die Option "Id anzeigen" deaktiviert ist.
- eine Seitenüberschrift für die Datenübersicht im Frontend vergeben, die wie eine Beitragsübersicht in Joomla! funktioniert (Titel Datenliste)
- einen Einleitungstext für die Datenübersicht im Frontend vergeben (Beschreibung)
- eine abweichende Überschrift für die Detailansicht im Frontend vergeben (Titel Datendetail).
Hinweis: Wenn Sie die Anzeige von übermittelten Daten im Frontend aktivieren und die Option "Daten automatisch veröffentlichen" auf "nein" setzen müssen Sie jeden einzelnen Datensatz aktiv veröffentlichen, bevor Sie diesen im Frontend sehen können.
Die Titeloptionen
Ein Titel über der Datenliste oder dem Datendetail wird nur angezeigt, wenn im Menü, über das die Formulardaten zur Anzeige gebracht werden, unter dem Reiter "Seitenanzeige" die Option "Seitenüberschrift anzeigen" aktiviert ist. Welcher Titel dann angezeigt wird hängt von Ihren Konfigurationseinstellungen ab.
Haben Sie im Menü unter dem Reiter "Seitenanzeige" eine "Seitenüberschrift" vergeben, so wird diese Seitenüberschrift sowohl für die Datenliste als auch für die Detailansicht als Überschrift verwenden. Haben Sie unter dem Reiter "Seitenanzeige" keine "Seitenüberschrift" vergeben so werden in der Datenanzeige die Werte verwendet, den Sie in der Formularkonfiguration eingegeben haben. Für die Datenliste wird der Wert verwendet, den Sie unter "Titel Datenliste" eingegeben haben. Ist dieser leer, wird der Formulartitel verwenden. In der Detailansicht wird vorrangig der "Titel Datendetail" verwenden. Ist dieser leer, der "Titel Datenliste" ansonsten der Formulartitel.
Wozu eine Detailansicht?
Der Menüeintrag vom Typ "Visforms -> Formualdaten" zeigt eine Übersichtstabelle mit allen freigegebenen Datensätzen, die zum Formular übermittelt wurden. Haben Sie in Ihrem Formular viele Felder, dann ist es häufig nicht möglich, alle Informationen (alle Formularfelder) in dieser Tabelle anzuzeigen, weil die Tabelle sonst viel zu breit würde. In der Detailansicht eines Datensatzes dagegen, stehen die Daten untereinander, so dass es hier kein Problem ist alle Daten übersichtlich anzuzeigen. Da Sie für jedes Feld individuell festlegen können, ob es in der Übersichtstabelle, in der Detailansicht oder in beiden Sichten angezeigt wird (siehe unten) können Sie durch sinnvolle Konfiguration und Nutzung der Option "Daten Details zeigen" die Darstellung der Daten im Frontend übersichtlich halten.
Nur "Eigene Datensätze anzeigen"
Dieses Feature ist Teil der Visforms Subscription und in der freien Visforms Version nicht enthalten.
Die Visforms Subscription fügt der Formularkonfiguration unter dem Reiter "Datenanzeige im Frontend" eine neue Option "Nur eigene Datensätze" hinzu. Setzen Sie diesen Parameter auf "ja", wenn Sie sicherstellen wollen, dass jeder angemeldete Benutzer wirklich immer nur seine eigenen Daten sehen kann. (Und nicht angemeldete Benutzer überhaupt keine Daten).
Konfiguration der Datenanzeige im Frontend - Feld Optionen
Die Feld Option "Anzeige im Frontend", die Sie im Tab "Erweitert" finden, kennt vier Werte, die selbsterklärend sind und steuern, ob die Daten des Felds im Frontend angezeigt werden und wenn ja wo. Standardmäßig ist die Option auf "Nicht anzeigen" gestellt.
- Nicht anzeigen
- Liste und Details
- Nur in Liste
- Nur in Details
Konfiguration der Datenanzeige im Frontend - Menü Optionen
Auf Ebene des Menüeintrags können Sie im Tab "Optionen für Formulardatenanzeige" das Layout der Datentabelle beeinflussen und festlegen ob
- die Tabellenköpfe der Datentabelle angezeigt werden sollen
- Rahmen um die Tabellenzellen an- oder abgeschaltet werden sollen
- Wieviel Datensätze pro Seite angezeigt werden sollen
- Nach welchem Feld die Datensätze sortiert werden sollen/li>
- Sortierreihenfolge aufsteigend oder abstiegend
- eine eigene CSS-Klasse für die Datentabelle vergeben
Darüber hinaus stehen Ihnen hier die normalen Joomla! Menüoptionen zum Linktyp, zur Seitenanzeige und zu Metadaten zur Verfügung, die Sie in gewohnter Weise verwenden können.
In Frontend Datenansicht suchen
Dieses Feature ist Teil der Visforms Subscription und in der freien Visforms Version nicht enthalten.
Die Suchwerkzeuge, die Teil der Visforms Subscription sind, ermöglichen es, der Datentabelle im Frontend eine Suchleiste hinzuzufügen. Für jedes Feld vom Typ Listbox, Radio Button, Checkbox oder Checkbox Gruppe, das in der Datenansicht aktiviert ist, fügt Visforms automatisch Suchfilter mit den richtigen Auswahloptionen entsprechend der Feldkonfiguration hinzu. Alle "Textfelder" können mit Hilfe eines Suchfeldes textuell durchsucht/gefiltert werden.
Gespeicherte Daten exportieren
Visforms bietet Ihnen die Möglichkeit gepeicherte Formulardaten sehr einfach ins CSV-Format zu exportieren und in einer Datei zu speichern. CSV steht für "Comma-separated values" und bedeutet nicht anderes als dass alle Daten eines Datensatzen (also alle Daten die durch einmaliges Abschicken des Formulares versendet werden) kommasepariert in einer Zeile hintereinander aufgereiht werden. Jeder Datensatz steht in einer eigenen Zeile.
Die meisten Tabellenkalkulationsprogramme, wie Excel oder OpenOffice, können CSV-Dateien unproblematisch, einlesen, so dass die exportierten Daten einfach weiterbearbeitet, extern verwendet oder ausgewertet werden können. Oft reicht es aus, die CSV-Datei durch Doppelklick zu öffen und Sie wird automatisch als Excel-Tabelle angezeigt.
Visforms kann der CSV-Datei parametergesteuert als erste Zeile eine "Kopfzeile" voranstellen, die die Namen der Formularfelder enthält, so dass diese im Tabellenkalkulationsprogramm als Spaltenköpfe zur Verfügung stehen. (Die Visforms Subscription ermöglicht es Ihnen sogar, abweichende Feldlabel für den CSV export zu definieren).
Konfiguration des Datenexports - Welche Felder sollen exportiert werden?
In der Feldkonfiguration im Tab Erweitert können Sie mit Hilfe der Option Feld bei Datenexport exportieren bei Bedarf jedes Feld individuell für den Export freigeben bzw. ausschließen. Standardmäßig ist diese Option auf "ja" gestellt, d.h. Sie müssen nur die Felder bearbeiten, die Sie nicht mitexportieren wollen.
In der Formularkonfiguration gibt es unter dem Tab Erweitert eine ganze Reihe von Optione zur Feinssteuerung des Datenexportes. Sie können festlegen ob Nur veröffentlichte Felder exportiert werden sollen und für die Sonderfelder ID, IP, User-Id, veröffentlicht, Übertragungsdatum, Modifiziert und Änderungsdatum, die in jeder Datentabelle automatisch enthalten sind, festlegen, ob diese mit exportiert werden sollen oder nicht.
Konfiguration des Datenexports - Welche Datensätze werden exportiert
Sie starten den Datenexport im Backend Ihrer Joomla! Webseite in der Datensicht mit Hilfe des Export-Button in der Menü-Leiste. Die Datensicht erreichen Sie, wie oben beschrieben, über den Link Daten anzeigen in der Übersicht der Formulare.
Visforms bietet Ihnen eine Formularoption mit der Sie alle nicht veröffentlichte Datensätze vom Export ausschließen können. (Tab "Erweitert" im Formular). Darüber hinaus können Sie bei Bedarf in der Datensicht konkrete Datensätze auswählen, die exportiert werden sollen oder alle Datensätze (unter Berücksichtigung der oben erwähnten Formularoption) exportieren.
Die Datensicht hat, wie jede Joomla! Tabelle, in der zweiten Spalte Checkboxen, mit deren Hilfe Sie einen oder mehrere Datensätze auswählen können, indem Sie auf die Checkbox klicken. Der Datenexport arbeitet unterschiedlich, je nachdem, ob Sie einen oder mehrere Datensätze ausgewählt haben, oder nicht. Haben Sie mit Hilfe dieser Checkbox Datensätze ausgewählt, dann werden nur die ausgewählten Datensätze beim Klick auf den Export-Button exportiert. Haben Sie keine Datensätze ausgewählt, dann werden alle Datensätze exportiert.
Konfiguration des Datenexports - Zeichensatz
Exkurs: Zeichensätze
Für die Verwendung/das Speichern von Schriftzeichen am Computer (in binär-Code) werden sogenannte Zeichensätze verwendet. Das sind Regeln/Tabellen, die festlegen welcher binär-Code Sequenz welches Schriftzeichen zuzuordnen ist. Unterschiedliche Sprachen können beim Schreiben sehr unterschiedliche Schriftzeichen haben und auch die Anzahl der Schriftzeichen kann sehr stark variieren. Deshalb sind regional unterschiedliche Zeichensätze entstanden, die den jeweiligen Anforderungen der Schriften gerecht werden. Zwar gibt es mittlerweile massive Anstrengungen den Umgang mit unterschiedlichen Zeichensätzen zu vereinfachen (Normierung), aber gerade beim automatisierten Export und Import von Daten zwischen unterschiedlichen Systemen (hier der Datenbank auf dem meist Linux basierten Server und dem Tabellenkalkulationsprogramm auf dem meist Windows basierten lokalen Computer) kann es trotzdem zu Problemen kommen.
Konfigurationseinstellungen
Auf vielen Systemen ist es problemlos und ohne spezielle Einstellungen möglich, Formulardaten einfach durch Klick auf den Export-Button zu exportieren und durch Doppelklick auf die CSV-Datei direkt als Excel-Tabelle zu öffnen. Das ist möglich, weil Visforms beim Export den Datensatz des Servers (UTF-8) in einen Windows Zeichensatz konvertiert. Hierbei werden jedoch Annahmen hinsichtlich des Formats des UTF-8 Zeichensatzes und des lokal verwendeten Windows-Zeichensatzes gemacht, die zwar oft, aber nicht immer zutreffen. Deshalb kann es vorkommen, dass beim Export oder beim Import Fehler auftreten, die sich in seltsamen Fehlermeldungen in der CSV-Datei oder "falschen" Schriftzeichen in Excel bemerkbar machen. Deshalb bietet Visforms eine weitere Exportoption, mit deren Hilfe Sie die automatische Konvertierung des Zeichensatzes ausschalten können. Setzen Sie die Option Windows-1250 Zeichensatz verwenden auf "nein", wenn beim Datenexport oder Import Fehler auftreten. Bitte beachten Sie, dass Sie dann die CSV-Datei aktiv und mit korrekten Importeinstellungen, die systemabhängig sind, in Excel importieren müssen.
Daten im Frontend bearbeiten
Dieses Feature ist Teil der Visforms Subscription und in der freien Visforms Version nicht enthalten.
Die Visforms Subscription ermöglicht es gespeicherte Formulardaten vom Frontend aus weiter zu bearbeiten. Mit Hilfe des Joomla! ACL können Sie definieren, welche Benutzergruppe alle Datensätze editieren dürfen, welche Benutzergruppen nur die von ihnen selbst übermittelte Datensätze bearbeiten dürfen und welche Benutzergruppen keine Datensätze bearbeiten dürfen. Die Rechtevergabe kann bis auf die Ebene des Feldes hinter geregelt werden, d.h. Sie können für jedes Formularfeld entscheiden, ob eine Benutzergruppe die Daten dieses Feldes editieren darf oder nicht.